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【質問】先日、ご予約をいただいたお客様より、ご一緒に来られる方にアレルギーのある方が居ると事前に伺っていましたが、
館内での管理・伝達がうまくいっていなかった為に、当日クレームとなってしまいました。
アレルギーなどのお客様の情報はクレームや重大事故を引き起こしかねません。
このような予約毎に異なるお客様の情報を管理・伝達する良い方法はありませんか？
【解決策】
予約毎の情報をINCHARGE7に登録することにより、情報の集約と管理を一元化する事が可能となります。
また、登録されている情報は、関係各部署へ伝達・周知のために帳票・データとして展開することができます。
INCHARGE7での登録・管理方法は複数ありますが代表的な方法は以下の通りとなります。
①顧客情報の備考にて、顧客固有の情報を登録して伝達・周知する。
・顧客情報の備考にアレルギーの情報を登録します。
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※「その他備考」に転記された「顧客情報：備考」の内容を精査して、内容に応じて他の備考に転記等を行ってください。
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②予約詳細の備考に予約毎の情報を登録します。
・料理・会場備考にアレルギー情報を登録します。登録可能文字数が86文字となっていますので要約して登録を行います。
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・アレルギー情報を科目一覧にて、「手配先：アレルギー情報・調理場など」「手配区分：別注料理」とした手配科目を作成します。
※「領収書印字：OFF」に設定する事により領収書に印字されません（金額０円以外は明細の登録を行うことができません）
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※手配備考にアレルギー情報の詳細情報を設定することも可能です。
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※プランの付物とする事によってアレルギー情報の明細を直接削除できなくなり、誤って情報を削除してしまうの事がなくなります。
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※数量設定を「人員により変更」とすることでプランの人数と同じ数量、「固定」とすることで任意の数量を設定することができます。
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・手配検索では手配区分や手配先を指定した検索を行うことができ、検索結果をExcelに出力して活用することができます。
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１．料理通し
・別注料理に手配明細（アレルギー情報）が出力されます。
・備考に料理・会場備考が登録した内容が出力されます。
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・別注料理に手配明細（アレルギー情報）の集計が出力されます。
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・別注料理に手配明細（アレルギー情報）の集計が出力されます。
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・備考に料理・会場備考が登録した内容が出力されます。
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・手配等に手配明細（アレルギー情報）が出力されます。
・「チェクイン・チェックアウト備考」「客室事項・料理・会場備考」「その他備考」および「手配明細備考」に登録した内容が出力されます。
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・プラン情報に付物手配（アレルギー情報）が出力されます。
・手配明細に手配明細（アレルギー情報）が出力されます。
・「チェクイン・チェックアウト備考」「客室事項・料理・会場備考」「その他備考」に登録した内容が出力されます。
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2016-01-29 更新